Design Thinking Remotamente - 11 dicas para um workshop bem-sucedido

Uma das maiores mudanças sentidas por todas as empresas em 2020 foi a mudança para o trabalho remoto. Como não podemos mais nos reunir em espaços compartilhados e grandes grupos, nosso trabalho passou a ser on-line. Os workshops não são exceção. Se você está acostumado a facilitar workshops de Design Thinking em espaços tradicionais, a mudança para o trabalho remoto pode parecer assustadora. Aqui estão 11 dicas para ajudar a tornar seus workshops remotos um sucesso:

1. Seja conservador com relação ao tamanho do grupo
2. Use uma estrutura como agenda
3. Traga pelo menos mais um co-facilitador
4. Câmeras ligadas!
5. Use uma segunda tela se você for um facilitador.
6. Utilize tecnologias como Mural ou Miro para a criação de quadros brancos virtuais
7. Use uma abordagem round-robin com salas de discussão no Zoom
8. Use ferramentas de mapeamento da jornada do cliente
9. Foco na interação versus apresentação
10. Abra com um quebra-gelo
11. Acomodar os participantes com diferentes preferências de comunicação

1. Seja conservador com relação ao tamanho do grupo

Mantenha seu grupo com o mesmo tamanho - ou menor - do que em um workshop ao vivo. Levará mais tempo para fazer os exercícios, e mais pessoas = mais tempo. É fácil pensar que você pode adicionar um número ilimitado de participantes, mas recomendamos aos líderes que pensem duas vezes. Embora seja verdade que praticamente não há limitações de tamanho de sala ou orçamentos de viagem a serem enfrentados, considere manter a lista de participantes no menor grupo possível, mas também grande o suficiente para trazer os participantes certos para a mesa.

Lembre-se de que você precisa de especialistas no assunto na sala em que poderá se deparar com bloqueadores e obstáculos. Por exemplo, se o seu workshop de design think exigir um cenário em que você precise trocar dados com^terceiros, considere a possibilidade de trazer um advogado que possa ajudá-lo a estruturar acordos de compartilhamento de dados^com terceiros para garantir que você não tenha um conjunto de ideias que não dê certo. Um dos objetivos do workshop é identificar os principais obstáculos, portanto, traga um número suficiente de especialistas para garantir que você tenha superado os principais obstáculos.

2. Usar uma estrutura como agenda

Precisamos entender para onde estamos indo desde o início do workshop e ajudar os participantes a compreender o processo que estão prestes a realizar durante a experiência de design thinking. Use nossa estrutura de design thinking para ajudá-lo a criar sua agenda.

Você pode literalmente atribuir blocos de tempo a cada uma das quatro primeiras seções da metodologia abaixo. Dependendo da natureza do escopo, talvez seja necessário um dia para cada uma delas ou talvez seja possível passar por todas as quatro áreas em um único dia.

Entre em contato conosco se quiser ajuda para montar sua agenda.

3. Traga pelo menos mais um co-facilitador

Planeje de 2 a 4 co-facilitadores. Os facilitadores são tão úteis no mundo virtual quanto no mundo real. Eles podem gerenciar o bate-papo, controlar o tempo, ajudar com problemas técnicos e, de modo geral, concentrar-se em tarefas fora da facilitação que ajudarão a capturar tudo o que você precisa para dar continuidade ao seu trabalho após a conclusão do workshop.

Um dos co-facilitadores deve ser indicado para atuar como escriba do workshop para registrar ideias, itens de estacionamento e próximas etapas.

Você pode considerar a possibilidade de designar outro facilitador que tenha um forte entendimento das personalidades que serão especialmente designadas e apresentadas ao grupo, como o "parlamentar". Sua função é interromper gentilmente o diálogo que leva o grupo a direções que não estão alinhadas com a agenda. É bom ter um "policial mau" e um "policial bom" para que as pessoas entendam que o grupo compreende que você, como facilitador, será flexível com a agenda, respeitando o espírito dos horários planejados para o dia.

Você também pode pedir a um dos cofacilitadores ou participantes que desempenhe especificamente o papel de advogado do diabo.

Aproveite os facilitadores adicionais para liderar as salas virtuais de discussão, que abordaremos quando falarmos sobre o uso de uma abordagem round-robin para concluir algumas das rubricas que compartilharemos.

4. Câmeras ligadas!

Não é incomum participar de uma videoconferência e todos manterem o vídeo desligado. Torne as câmeras obrigatórias e diga que crianças e cachorros não têm problema, pois estamos todos trabalhando em casa e a vida acontece, mesmo no trabalho.

5. Use uma segunda tela se você for um facilitador.

A configuração perfeita para o facilitador e os participantes é de duas telas; um laptop e um monitor externo são suficientes. Você pode configurar a videoconferência na tela menor e o quadro branco na tela maior, vendo efetivamente tudo e todos ao mesmo tempo.

6. Utilizar tecnologias como Mural ou Miro para quadro branco virtual

Os quadros brancos virtuais podem proporcionar uma experiência tão colaborativa e envolvente quanto um workshop tradicional. Nos workshops tradicionais, geralmente imprimimos pôsteres que podem ter até 2,5 metros de largura e 1,5 metro de altura. Esses pôsteres (incluídos abaixo) servem como rubricas para vários dos exercícios que facilitadores experientes conduzirão em seu workshop.

Um software de lousa digital (como o Mural ou o Miro) permitirá que você crie uma parede virtual onde os participantes podem colocar post-its digitais. Todos os usuários podem abrir uma sessão do navegador, abrir o quadro branco virtual e editar em tempo real em um quadro ativo. As alterações são apresentadas em tempo real a todos os usuários.

Considere o uso de rubricas como o "Business Model Canvas", o "Customer Journey Map Template" e o "Customer Journey Canvas" para acelerar o brainstorming ou o que é chamado de exercícios "How Might We". Você pode usar essas rubricas para workshops virtuais e locais.

7. Use uma abordagem round-robin com salas de discussão no Zoom

Escolha um software de videoconferência em vez de uma ponte de conferência tradicional para que todos possam se ver. Uma plataforma que permita dividir um grupo grande em grupos menores para discussões em equipe é particularmente útil. O Zoom tem um recurso para Breakout Rooms que é um ótimo exemplo.

Uma ferramenta importante que os facilitadores usam no local e on-line é dividir o grupo em equipes menores para fazer um brainstorming de exercícios de tamanho reduzido. Use o recurso de sala de discussão para dividir algumas das rubricas por sala de discussão e dê a cada sala um cofacilitador. Em seguida, faça com que os participantes se desloquem entre as salas (a propósito, é mais fácil deslocar os facilitadores do que os participantes). Dê de 5 a 20 minutos para que eles concluam uma subseção designada da rubrica em rodízio.

Você também pode considerar o uso de um software de bate-papo separado da videoconferência. Se a sua empresa usa o Slack ou o Teams, crie um espaço para dar suporte ao bate-papo e ao compartilhamento de documentos. Se você decidir usar o bate-papo dentro da plataforma de conferência, certifique-se de salvar o bate-papo, pois pode haver informações importantes que você queira capturar.

8. Usar ferramentas de mapeamento da jornada do cliente

Depois de concluir algumas das rubricas mencionadas acima, talvez você precise documentar um mapa da jornada do cliente ou um projeto de design de serviço. Há várias ferramentas de mapeamento da jornada do cliente que usamos. A Smaply e a Signavio são as nossas favoritas, dependendo da necessidade.

Nos casos em que precisamos fazer o mapeamento de processos, preferimos usar o Signavio. Confira nosso recente webinar com a Signavio, Optimize Customer Experiences with Design Thinking, para ter uma visão interna da ferramenta. Também incluímos a apresentação do webinar abaixo.

Nos casos em que o cliente está concentrado em atender às necessidades robustas dos bastidores e do palco, podemos recomendar a Smaply. Lembre-se de que é importante criar mapas de jornada do cliente por persona.

A Smaply também permite mapear a jornada emocional dos clientes ou, em outras palavras, a pontuação de satisfação do cliente em cada estágio do storyboard, bem como o arco dramático, que mostra o nível de intensidade do usuário em cada estágio. Ele também é muito personalizável e você pode adicionar faixas adicionais de acordo com as necessidades de sua organização.

Cada uma dessas ferramentas permite que vários usuários colaborem on-line, possibilitando a realização de workshops remotos de design thinking. Muitas dessas ferramentas têm recursos de colaboração e a capacidade de criar PDFs como downloads diretos da tela. No caso da Smaply, você pode até mesmo reformatar a forma como os PowerPoints serão formatados com os elementos do mapa da jornada, de modo que cada estágio do storyboard tenha todos os atributos associados dispostos de forma organizada em um slide por estágio do storyboard. Esse recurso pode economizar muito tempo se você planeja apresentar os resultados do workshop depois dele.

9. Foco na interação versus apresentação

Tente manter o conteúdo da apresentação em um nível mínimo. Pelos mesmos motivos que você deseja manter a sessão curta, você também deve se concentrar o máximo possível na interação e na cocriação dos participantes. Se você precisar apresentar materiais, tente intercalá-los com atividades ou adiantá-los para a parte inicial do dia, quando os participantes estiverem descansados.

Use os exercícios práticos e as rubricas que apresentamos acima para manter a reunião interativa.

10. Abrir com um quebra-gelo

Considere a possibilidade de pedir a todos que abram o quadro branco virtual, adicionem seu nome e sua superpotência em um post-it. Em seguida, circule pela sala e peça que todos expliquem o motivo de terem escolhido esse superpoder. Parte do exercício é fazer com que as pessoas se acostumem a usar o quadro branco virtual, portanto, os facilitadores estão fazendo com que o quebra-gelo cumpra uma função dupla, familiarizando os participantes com as ferramentas que usaremos mais tarde.

11. Acomodar os participantes com diferentes preferências de comunicação

Aproximadamente 65% da população são aprendizes visuais, o que significa que quadros brancos, mapas de projetos e imagens são sua melhor aposta em termos de comunicação com eles, enfatizando a importância do uso das tecnologias disponíveis. ₁

Aproximadamente 30% das pessoas aprendem de forma auditiva e conseguem se lembrar de quase ¾ de tudo o que ouvem. ₂ Para essas pessoas, as reuniões virtuais são mais produtivas.

Além de usar ferramentas como o quadro branco virtual, considere o uso de recursos como o "bate-papo" e a "enquete" para envolver os introvertidos e os participantes que não querem entrar na briga para conseguir "tempo no ar" em uma reunião do Zoom.

Designe um de seus cofacilitadores para garantir que os participantes menos vocais possam ser ouvidos. Seu cofacilitador deve manter o foco no bate-papo e interromper quando necessário para conduzir o diálogo com delicadeza. Isso garante que todas as vozes, bem como os estilos de comunicação, sejam bem-vindos e honrados.

Se você estiver interessado em saber mais sobre a realização de workshops remotos de design thinking, nós realmente gostamos de facilitá-los.

Fique à vontade para entrar em contato conosco, pois adoraríamos ajudá-lo a realizar sua próxima iniciativa de design thinking.

1. https://www.inc.com/molly-reynolds/how-to-spot-visual-auditory-and-kinesthetic-learni.html#:~:text=Around%2030%20percent%20of%20the,to%2075%20percent%20of%20it.
2. https://www.inc.com/molly-reynolds/how-to-spot-visual-auditory-and-kinesthetic-learni.html#:~:text=Around%2030%20percent%20of%20the,to%2075%20percent%20of%20it.