Sejamos realistas: na era moderna, há muitas ocasiões em que trabalhar em casa é a melhor solução. A necessidade de trabalhar em casa pode variar de uma exigência do empregador ou do governo (como a atual crise do novo coronavírus), a uma necessidade de médio prazo (como a recuperação de uma doença pessoal ou a manutenção da continuidade dos negócios durante uma mudança corporativa) ou a uma necessidade de um dia (por exemplo, participar de um evento familiar).
Abaixo estão algumas dicas práticas que você pode aplicar do mundo da metodologia ágil para ajudá-lo a manter o moral, gerenciar remotamente e gerar impacto - em essência, ajudando-o a ser virtualmente ágil.
1. Realize reuniões diárias para manter todos na mesma página.
Um dos principais tipos de cerimônias ágeis é o standup diário (ou "daily scrum"), uma breve reunião diária, na primeira hora do dia. Quando a sua equipe não tem a possibilidade de colaborar pessoalmente, é fundamental manter contato diariamente, de preferência pela manhã, em uma reunião virtual. Um standup (ou check-in) diário ajuda a garantir que todos estejam a par do que precisa ser feito para concluir as tarefas e as metas no prazo.
A reunião diária também oferece um fórum para traçar estratégias de como remover os bloqueadores e aumentar a coordenação dos esforços de vários membros da equipe. Em tempos de crise (ou necessidade em grande escala de as pessoas trabalharem em casa), a reunião diária também serve para aumentar o moral, para ajudar as pessoas a se sentirem menos isoladas e mais conectadas umas às outras.
Uma variedade de ferramentas modernas de colaboração digital pode ser aproveitada para permitir reuniões diárias e ajudar todos a permanecerem na mesma página virtual. Os exemplos incluem:
- Ferramentas de comunicação: Ferramentas como plataformas de reunião na Web, linhas de conferência, software de bate-papo (e o bom e velho e-mail) estabelecem a base para a comunicação básica, fora do escritório.
- Colaboração: O software de compartilhamento de arquivos (por exemplo, Microsoft SharePoint, Google Drive ou GitHub) ajuda a centralizar arquivos e resultados, permitindo a visibilidade do trabalho em andamento.
- Rastreamento de tarefas e projetos: As ferramentas de portfólio de tarefas e projetos (desde ferramentas de nível básico ou leves, como o Trello e o Wrike, até ferramentas de nível empresarial, como o WorkFront) ajudam a tornar as operações dependentes de processos em vez de dependentes de pessoas.
Exemplos de ferramentas de portfólio de projetos: Wrike (esquerda) e WorkFront (direita)
Em tempos de crise, as operações dependentes de pessoas correm um risco significativo de interrupção. Com a atual condição do mundo, é totalmente possível que um membro da sua equipe fique indisponível em vários momentos. Processos definidos e prontamente disponíveis garantem o mínimo de interrupção no andamento do trabalho.
Trabalhar em casa é um bom indicador da força dos processos de sua organização, além do tempo e do espaço.
2. Definir funções em reuniões virtuais.
Ter funções claramente definidas durante as reuniões virtuais, sejam elas standups diários ou outros tipos de reuniões, evita confusão e permite que os itens de ação sejam levados adiante. Embora todos tenham boas intenções, é possível que a sua equipe saia da reunião sem nenhuma gravação ou anotação porque todos presumiram que outra pessoa estaria fazendo isso.
Portanto, é uma boa prática designar um secretário para documentar o que foi abordado e registrar a reunião para referência futura. Para projetos e tarefas gerenciados pelo Agile, o Scribe geralmente é o Scrum Master (a versão Agile de um gerente de projeto) ou o Product Owner (a versão Agile de um gerente de produto ou talvez um líder de processo), mas você também pode simplesmente escolher uma pessoa para ser o Scribe.
Você não quer muitos chefs na cozinha sem que ninguém escreva a receita.
Talvez você também queira explorar o uso de uma ferramenta de reunião na Web que possa gravar reuniões como auxílio à documentação, como Zoom, WebEx, GoToMeeting ou Microsoft Streams. Algumas organizações combinam essas ferramentas de reunião na Web com outras ferramentas para traduzir a fala em texto para tarefas como reunir e analisar as conversas capturadas durante a reunião do conselho consultivo virtual.
Além de um escrevente, deve haver um gerente de reunião definido, que dita a pauta da reunião. Em reuniões virtuais maiores, é importante ter uma pauta definida com um líder, para que a reunião não seja prejudicada ou se transforme em uma sessão de idas e vindas sem conclusões claras.
Mais uma vez, no Agile, essa função de líder do Meeting Manager geralmente é desempenhada pelo Scrum Master, mas também pode ser desempenhada por um líder de negócios mais sênior, dependendo da importância do tópico da reunião.
3. Desenvolver esquadrões para concluir partes de projetos ou tarefas.
O desenvolvimento de Squads - a definição ágil de equipe - permite que as equipes pequenas se conheçam bem, de modo a tornar o trabalho em conjunto mais eficiente. O trabalho tende a ser feito mais rapidamente com equipes unidas que são pequenas o suficiente para serem gerenciadas.
Em um ambiente não virtual, os grupos podem ser formados por 5 a 9 membros (o tamanho médio da famosa "equipe de duas pizzas" da Amazon é geralmente de 6 pessoas). No entanto, quando se está tentando ser virtualmente ágil, equipes menores (4 a 5 pessoas) podem ser mais adequadas para a sua organização.
Quanto maior a equipe, mais confusas as coisas podem ficar em termos de colaboração e linhas de comunicação, como mostra este modelo de expansão das linhas de comunicação (quando você expande uma equipe), com base no que é conhecido como Lei de Brook (fonte: DZone):
Um benefício adicional de focar um Squad em uma tarefa específica de um projeto (ou processo) é que isso pode ajudá-lo a criar uma especialização funcional interna em torno de um tópico específico, em vez de ter uma equipe de generalistas. Na metodologia Agile, um grupo de especialistas às vezes é chamado de Chapter ou Guild (dependendo de como estão organizados).
Uma observação final sobre os Squads, no contexto das reuniões virtuais:
- Embora possa parecer uma boa ideia fazer com que toda a equipe participe de tudo e de todas as reuniões, quanto maior for o grupo, menor será a responsabilidade de cada membro.
- Com reuniões virtuais gigantescas, por exemplo, há uma probabilidade maior de que muitos participantes estejam fazendo outras coisas enquanto ouvem.
- Portanto, faça o possível para limitar as reuniões virtuais apenas aos esquadrões ou membros do esquadrão que devem participar, ou a outros recursos que devem dar sua opinião sobre os tópicos da pauta da reunião.
4. Capture histórias de usuários e traduza-as rapidamente em modelos de processos visuais para ajudar nas discussões virtuais e na tomada de decisões.
As histórias de usuários são o nível básico de requisitos no Agile. Como as histórias de usuários são fáceis de entender, elas facilitam a discussão dentro de um esquadrão e, possivelmente, com outras partes interessadas que podem não ser técnicas.
Ao contrário da documentação tradicional dos requisitos do usuário, as histórias de usuários simplesmente declaram o que deve ser criado, para quem está sendo criado e por quê. As histórias de usuários também garantem que as soluções sejam centradas no ser humano, mantendo a experiência do cliente (e talvez o Design Thinking) na vanguarda do processo de ideias.
Como usuário, eu gostaria de ter o _______ para que eu possa ter o _______.
Entretanto, a simples leitura de uma história de usuário pode retardar a criação de uma solução. Isso é especialmente verdadeiro em um contexto moderno, quando essa solução é frequentemente um novo artefato de software (como código) ou uma solução digitalizada (um ou vários aplicativos de software, trabalhando juntos).
É nesse ponto que os artefatos virtuais podem ajudar na tomada de decisões, dando a todos na "mesa de reunião virtual" algo para ver. Ter algo para ver e conversar ajuda todos a se manterem na mesma página e ajuda a fazer as coisas andarem mais rápido.
Um ótimo exemplo de artefato visual é um mapa de processo. Ferramentas digitais como o Process Manager da Signavio permitem que novos fluxos de mapas de processos - e até mesmo aplicativos digitais - sejam projetados de forma rápida e eficiente. Esses artefatos visuais de fácil criação fornecem às partes interessadas da empresa e aos membros da equipe informações suficientes para avaliar uma nova ideia. Esses diagramas de fluxo visual também são mapeados com detalhes suficientes para que os engenheiros possam traduzir o projeto em uma nova construção de aplicativo.
Fonte: Signavio
Os recursos de ferramentas como o Signavio Process Manager incluem a modelagem de decisões, que oferece simulações interativas de variações hipotéticas, compartilhamento de processos e uma área para testar decisões. Os comentários e o compartilhamento no Signavio Process Modeler fornecem feedback em tempo real, garantindo que o produto final resolva o que foi planejado.
Outros exemplos de "coisas para falar" na "mesa de reunião virtual" variam de slides do PowerPoint, planilhas do Excel e outros artefatos de design. No entanto, o ideal é tentar garantir que a "coisa sobre a qual você fala" possa ser rapidamente transformada em uma "coisa" (como um mapa ou modelo de processo que pode ser rapidamente transformado em um aplicativo digital, como no nosso exemplo da Signavio acima).
Principais conclusões e mais detalhes para ajudá-lo a ser mais eficaz no Virtual Agile:
- O Daily Standups dá início ao dia de trabalho, ajuda todos a se manterem organizados e a sentirem que fazem parte da organização - We're All In This Together!
- Defina as funções e evite o risco de uma reunião com "muitos chefs na cozinha e poucos executores de receitas"
- Equipes pequenas e focadas (ou Squads) possibilitam resultados de curto prazo, ajudam a manter as comunicações claras e limpas e podem ajudá-lo a desenvolver conhecimentos especializados internamente para obter um impacto de longo prazo
- Capture notas de reuniões em "assuntos a serem tratados" para ajudar na tomada de decisões e na tradução de solicitações e requisitos com agilidade, principalmente com ferramentas de mapeamento de processos
Para saber mais sobre como você pode aproveitar ferramentas como o Signavio Process Manager, clique aqui para assistir a um replay arquivado do recente webinar do Lima Consulting Group, Digital Foundations to Transform Customer Experiences.
Você também pode clicar aqui para se conectar com os especialistas do Lima Consulting Group para obter mais dicas sobre como usar o Agile para promover sua capacidade de gerar impacto quando você trabalha em casa ou para saber como o Modelo de Maturidade da Transformação Digital do LCG pode ajudar nas aspirações estratégicas digitais e de resiliência de sua organização.
Sobre o Lima Consulting Group:
Fundado em 2004, o Lima Consulting Group ajuda a transformar o futuro digital de nossos clientes, desenvolvendo, implantando e otimizando vantagens competitivas sustentáveis.
O LCG utiliza uma série de metodologias exclusivas para melhorar o retorno dos investimentos em marketing. Usamos uma abordagem multidisciplinar com especialistas em estratégia, ciência de dados, inteligência de negócios, marketing digital e tecnologia, ao mesmo tempo em que fornecemos esses serviços nos idiomas falados nas Américas. Com escritórios regionais na Filadélfia e em São Paulo, Brasil, a LCG fornece serviços locais com experiência de classe mundial.
Sobre a Signavo:
O Signavio Business Transformation Suite faz o que outros softwares de processos de negócios não conseguem fazer. Outras empresas podem ter um ou outro, mas a Signavio é o único fornecedor de BPM que combina modelagem sofisticada, gerenciamento eficaz de fluxo de trabalho e análises poderosas em um único pacote inovador e fácil de usar. O Signavio Business Transformation Suite permite examinar os processos de negócios em todos os níveis de sua organização, estabelecer o que funciona, descartar o que não funciona e usar seus próprios dados para demonstrar o sucesso. Isso resulta em custos mais baixos, lucros mais altos e clientes mais satisfeitos.
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